Reisekosten 2016 – Freiberufler, Unternehmer und Selbstständige

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Reisekosten 2016 – Darauf kommt es an

Zum 1.1.2014 wurden zahlreiche Änderungen in der Reisekostenabrechnung vorgenommen, die nun seit zwei Jahren auf dem Prüfstand stehen. Es wurde festgestellt, dass die Vorschriften in der Praxis zu erheblichen Schwierigkeiten führten. Das Bundesfinanzministerium hatte sich in der Folge damit zu beschäftigen und sorgte in einigen Bereichen bereits für Klärung. Für die Reisekostenabrechnung 2016 wurden die Sachbezugswerte erhöht und geklärt ist nun auch, wie sich Reisekosten die sowohl beruflich als auch privat indiziert waren für Unternehmer und Selbstständige abrechnen lassen. Außerdem gibt es Klärung in Bezug auf die Verpflegungspauschale und die Anrechnung von gestellten Mahlzeiten auf diese.

Fahrtkosten auch 2016 richtig errechnen

Wie schon im Vorjahr gibt es auch in 2015 keine regelmäßige Arbeitsstätte mehr sondern nur noch den Begriff der ersten Tätigkeitsstätte. Dies ist der Ort, an dem sich der Unternehmer für mindestens ein Drittel der Woche (bei 5 Tages-Woche zwei Tage) aufhält. Dies bedeutet, dass die Fahrten von der Wohnung zu dieser Arbeitsstätte auch als Selbstständiger mit 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden können. Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige, die viele Geschäftsreisen zu bewältigen haben, werden aufgrund der Anforderungen an die korrekte Verarbeitung des Reisekostenformular gegebenenfalls auf eine einfache Software-Lösung zurückgreifen wollen.

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Übernachtungskosten – das wird erstattet

Unterkunfts- oder Übernachtungskosten können 2016 uneingeschränkt in voller Höhe erstattet werden. Anders sieht es aus, wenn Selbstständige länger als vier Jahre an der gleichen Tätigkeitsstätte leben, dann gilt diese Unterkunft als zweiter Wohnsitz und es kommt die Anwendung der doppelten Haushaltsführung in Betracht. Alle Übernachtungskosten müssen mit entsprechenden Belegen nachgewiesen werden. Erscheint nun auf der Hotelrechnung der Preis des Zimmers inklusive Frühstück, so ist der Gesamtbetrag um 4,80 Euro für das Frühstück zu kürzen (20 Prozent der Tagespauschale für Verpflegungsmehraufwand).

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Erhöhung der Sachbezugswerte 2016

Sachbezugswerte sind Löhne, die zum beitragspflichtigen Einkommen zählen, aber nicht als Geldleistung ausgezahlt werden. In der Praxis stellen Unternehmen Verpflegung und eine Unterkunft, beispielsweise, wenn der Mitarbeiter auf Montage ist. Ein Teil dieser Kosten wird im Rahmen einer Pauschale als Einkommen eingerechnet. Diese erhöhen sich 2016 wie folgt:

Frühstück Mittagessen/Abendessen Gesamt
monatlich 50,00 Euro 93,00 Euro 236,00 Euro
kalendertäglich 1,67 Euro 3,10 Euro 7,87 Euro

Geschäftsreisen kombiniert mit dem Privaturlaub

Die Kosten für eine Geschäftsreise werden im Rahmen des Vorsteuerabzugs als Geschäftskosten bei Selbstständigen abgezogen. Wenn nun an die Geschäftsreise der Privaturlaub drangehängt wird oder der Ehepartner mitreist, so können hierfür nicht die gesamten Kosten abgezogen werden. Die Berechnung erfolgt dann nach drei Prüfungspunkten.

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  • 1. Die Gesamtdauer der Reise MINUS
  • 2. Der Dauer des Aufenthaltes aus privatem Anlass IST GLEICH
  • 3. Abzugsfähige Kosten als Betriebsausgaben

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Praxisbeispiel:

Die Geschäftsreise dauerte insgesamt vier Tage. Davon waren drei Tage geschäftlich genutzt und der vierte Tag diente dem privaten Vergnügen. Von den Gesamtkosten für die Reise werden nun 25% abgezogen. Tipp: Wird ein Teil der Geschäftsreise für private Zwecke genutzt, so sollten hier möglichst viele Belege gesammelt werden um die Geschäftsreise nachzuweisen. Anhand derer kann später auch dokumentiert werden, wie hoch der geschäftliche Anteil war.

Pauschalen zur Reisekostenabrechnung 2016

Alle die Kosten, die der Reisende zu zahlen hat, weil er sich beruflich bedingt nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte aufhalten kann, werden mit einer Pauschale erstattet, dem sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Auch hier gilt die Regel, dass zur Verfügung gestelltes Essen prozentual von der Pauschale abgezogen wird. Die Höhe der jeweiligen Pauschalen ist abhängig von der Dauer der Abwesenheit von zu Hause und wird folgendermaßen berechnet:

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Verpflegungpauschale 2016 im Inland

  • An- Abreisetag: 12,00 EUR
  • 8-24 Stunden Abwesenheit: 12,00 EUR
  • 24 Stunden Abwesenheit: 24,00 EUR

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Im Mai 2015 nahm das Bundesfinanzministerium Stellung zu dem Punkt „Snacks und deren Anrechnung auf die Verpflegungspauschale“. Hier ist nur klargestellt worden, das die Anrechnung unabhängig ist von der Größe der gestellten Mahlzeit. Es kommt lediglich darauf an, zu welcher Uhrzeit der Snack gereicht wurde. Wurde der Snack also zum Frühstück, Mittagessen oder Abendessen gereicht, so muss er zwingend angerechnet werden. Abgezogen werden für das Frühstück 20% und für das Mittagessen/ Abendessen jeweils 40%.




Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Hierzu werden, je nach Land, jedes Jahr neue Pauschalen festgesetzt. Die Pauschalen der wichtigsten Länder für den Verpflegungsaufwand im Ausland finden Sie in der nachfolgenden Tabelle:

Land 8 bis 24 Stunden mind. 24 Stunden Übernachtung
Ägypten 27 Euro 40 Euro 113 Euro
Belgien 28 Euro 41 Euro 135 Euro
Frankreich (Lyon) 36 Euro 53 Euro 83 Euro
Frankreich (Marseille) 34 Euro 51 Euro 86 Euro
Frankreich (Paris) 39 Euro 58 Euro 135 Euro
Frankreich (Straßburg) 32 Euro 48 Euro 89 Euro
Frankreich (Rest) 29 Euro 44 Euro 81 Euro
Großbritannien (London) 38 Euro 57 Euro 160 Euro
Italien (Mailand) 26 Euro 39 Euro 156 Euro
Italien (Rom) 35 Euro 52 Euro 160 Euro
Italien (Rest) 23 Euro 34 Euro 126 Euro
Niederlande 31 Euro 46 Euro 119 Euro
Polen (Warschau) 20 Euro 30 Euro 105 Euro
Polen (Rest) 18 Euro 27 Euro 50 Euro
Portugal 24 Euro 36 Euro 92 Euro
Russland (Moskau) 20 Euro 30 Euro 118 Euro
Russland (St. Petersburg) 16 Euro 24 Euro 104 Euro
Russland (Rest) 14 Euro 21 Euro 78 Euro
Russland (Rest) 14 Euro 21 Euro 78 Euro
Schweiz (Genf) 41 Euro 62 Euro 174 Euro
Schweiz (Rest) 32 Euro 48 Euro 139 Euro
Spanien (Barcelona) 21 Euro 32 Euro 118 Euro
Spanien (Madrid) 28 Euro 41 Euro 113 Euro
Spanien (Rest) 20 Euro 29 Euro 88 Euro
USA (Atalanta) 38 Euro 57 Euro 122 Euro
USA (Boston) 32 Euro 48 Euro 206 Euro
USA (Chicago) 38 Euro 57 Euro 136 Euro
USA (Houston) 38 Euro 57 Euro 136 Euro
USA (Los Angeles) 32 Euro 48 Euro 153 Euro
USA (Miami) 38 Euro 57 Euro 102 Euro
USA (New York City) 32 Euro 48 Euro 215 Euro
USA (San Francisco) 32 Euro 48 Euro 110 Euro
USA (San Francisco) 32 Euro 48 Euro 110 Euro
USA (San Francisco) 32 Euro 48 Euro 110 Euro
USA (Washington D.C.) 38 Euro 57 Euro 205 Euro
USA (Rest) 32 Euro 48 Euro 102 Euro

Fahrtkosten als Reisekosten 2016

Je 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer für die Hin- und Rückfahrt. Hält sich der Selbstständige mindestens 2 Tage (bei einer 5 –Tage Woche) an einem anderen Arbeitsort als der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ auf, so kann der Unternehmer hier ebenfalls Fahrtkosten geltend machen.

Übernachtungskosten und Reisenebenkosten

Auch 2016 können Übernachtungskosten in voller Höhe abgesetzt werden, sofern diese belegt werden können. Reisenebenkosten können 2016 in der Höhe geltend gemacht werden, in der sie auch anfallen. Notwendig ist hier jedoch die Dokumentation mittels Beleg und Rechnung.

Reisekostenformular 2016 GRATIS

Beachten Sie auch unsere Anleitung zur Reisekostenabrechnung zur richtigen Anwendung des kostenlosen Reisekostenformular. Hier erfahren Sie wie Sie die Reisekosten 2016 einfach mittels Formular (Excel) ausrechnen können und dabei alle aktuellen gesetzlichen Regelungen einhalten.

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