Reisekosten 2017 – Das können Unternehmer Freiberufler & Selbstständige absetzen

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Reisekostenrecht: Wann ist ein Auswärtstermin eine Dienstreise?

Eigentlich eine einfache Frage. Aber wie es im deutschen Steuersystem so ist, ist die Antwort darauf weitaus komplizierter. Hier kommen die Wörter „regelmäßige Arbeitsstätte“ und „Tätigkeitsstätte“ ins Spiel. Bereits 2014 hat das Finanzamt zwischen diesen beiden Wörtern eine klare Trennlinie gezogen. Der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte ist deutlich weiter gefasst

Definition Tätigkeitsstätte Reisekosten

  • Ein festes Büro oder eine Firma.
  • Ein Standort eines verbundenen Unternehmens.
  • Eine ortsfeste Einrichtung eines Dritten, zum Beispiel eines Kunden.
  • Eine Bildungsstätte.

Es ist also nicht immer automatisch jede Entfernung von Ihrer Homebase eine Dienstreise. Es hängt davon ab, wo Ihr Tätigkeitsschwerpunkt liegt. An Ihrem Tätigkeitsschwerpunkt müssen Sie sich mindestens zwei Tage pro Woche (bei einer Fünftagewoche) aufhalten. Eine Auswärtstätigkeit liegt per Gesetz immer dann vor, wenn Sie sich vorübergehend außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte befinden. Trifft dies zu, können Sie mit den folgenden Tipps für die Abrechnung der Reisekosten 2017 in Deutschland Ihre Geschäftsreise steuerlich absetzen.

Reisekosten 2017 richtig abrechnen

Reisekosten 2017 im Inland: Diese Pauschalen können Sie ansetzen

Bei jeder Dienstreise fallen verschiedene Kosten an. Ein Kaffee unterwegs, eine Zeitung für den Zug, ein schnelles Mittagessen, eine Fahrkarte für den öffentlichen Nahverkehr und eine Übernachtung im Hotel. Was davon können Sie beim Finanzamt geltend machen?

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Das Finanzamt unterscheidet bei Auswärtstätigkeiten zwischen Ausgaben für Verpflegung, Übernachtung, Fahrtkosten und sogenannten Reisenebenkosten.

Reisekosten 2017 – Verpflegung

Das Vier-Gänge-Menü wird leider nicht komplett erstattet. Sie können nicht die tatsächlichen Ausgaben für Verpflegung geltend machen, sondern erhalten nur Pauschalbeträge. Dabei ist jeder Tag für sich abzurechnen. Bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Dauer von 8 bis 24 Stunden beträgt die Pauschale 12 Euro. Sie gilt auch für An- und Abreisetage. Waren Sie 24 Stunden auswärts beschäftigt, können Sie 24 Euro ansetzen.

Verpflegungpauschale 2017 Inland

  • An- Abreisetag: 12,00 EUR
  • 8-24 Stunden Abwesenheit: 12,00 EUR
  • 24 Stunden Abwesenheit: 24,00 EUR

Reisekosten 2017 – Übernachtung

Hier können Sie die tatsächlich entstandenen Kosten angeben, sofern Sie auch einen Beleg dafür haben. Bitte beachten Sie aber den ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 Prozent. Die Übernachtungsrechnung muss sämtliche Kosten und Service-Leistungen einzeln aufführen.

War bei Ihrer Übernachtung ein Frühstück inklusive, müssen Sie die Verpflegungspauschale um die Frühstückskosten reduzieren. Sie wissen nicht, wie viel das Frühstück gekostet hat? Hier können Sie die Verpflegungspauschale anteilig kürzen: Um 20 Prozent für ein Frühstück (4,80 Euro bei einer Verpflegungspauschale von 24 Euro), um 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen (9,60 Euro bei einer Verpflegungspauschale von 24 Euro).

Achtung: Bei der Abrechnung von Reisekosten gilt immer der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit. Nächtigen Sie bei Kundenbesuchen grundsätzlich in Luxushotels, könnte das zu Problemen mit dem Finanzamt führen.

Reisekosten 2017 Abrechnung
Auch in diesem Jahr wird die Reisekostenabrechnung mit unserem Guide und Formular ein Kinderspiel sein

Reisekosten 2017 – Fahrtkosten

Sind Sie mit Ihrem privaten Pkw beruflich unterwegs, erhalten sie einen pauschalen Abrechnungsbetrag pro betrieblich gefahrenem Kilometer. Umgangssprachlich wird diese Pauschale auch als Kilometergeld bezeichnet. Das Kilometergeld berechnet sich aus den gefahrenen Kilometern bei Hin- und Rückfahrt, multipliziert mit dem anzusetzenden Kilometersatz.

Der pauschale Kilometersatz für Reisekosten 2017 im Inland beträgt bei einer Fahrt mit dem Auto 0,30 Euro pro Kilometer, bei Anreise mit einem Motorrad oder Moped 0,20 Euro pro Kilometer. Nehmen Sie weitere Personen in Ihrem privaten Pkw mit, erhalten Sie pro mitgenommener Person weitere 2 Cent pro Kilometer.

Ein Praxis-Beispiel: Sie fahren mit Ihrem privaten Auto 120 Kilometer zu einem Kundengespräch – hin und zurück. Das Kilometergeld beträgt dann:

120 km x 0,30 Euro = 36,00 Euro

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  • 1. Die Gesamtdauer der Reise MINUS
  • 2. Der Dauer des Aufenthaltes aus privatem Anlass IST GLEICH
  • 3. Abzugsfähige Kosten als Betriebsausgaben

Ein Reisekostenformular ersetzt hier die Quittung. Sie tragen dort einfach Datum, Beginn und Ende der Fahrt sowie den Anlass der Reise und die gefahrenen Kilometer ein. Hat die Reise länger als 8 Stunden gedauert, können Sie hier auch gleich den Verpflegungspauschalbetrag eingeben (siehe Tabelle oben).

Eine andere Möglichkeit ist die Abrechnung von tatsächlichen und nachweisbaren Kosten für die An- und Rückreise. Das ist bei Flügen, Zug- und Taxifahrten einfach, bei Autofahrten gestaltet sich der Nachweis oft schwieriger.

Sportliche Geschäftsreisende können sich auch mit dem Fahrrad auf den Weg zu ihrem Kunden machen. Dafür sieht das Finanzamt eine Kilometerpauschale von 5 Cent pro gefahrenem Kilometer vor.

Reisekosten 2017 – Reisenebenkosten

Zu den abrechenbaren Reisenebenkosten zählen zum Beispiel Mautgebühren, Gepäcktransport oder -versicherung, Gebühren für Parkgarage und Telefongespräche oder auch Kosten in Form von Wertverlust, wenn Ihnen zum Beispiel Ihr Tablet geklaut wurde. Auch Kosten für Umbuchungen und Stornierungen können Sie ansetzen. Die Voraussetzung für die Absetzbarkeit aller Reisenebenkosten ist ein Beleg.

Wenn man gerade ein paar Münzen in einen alten Parkautomaten geworfen hat, ist das so eine Sache mit dem Beleg. Hier gibt es die Möglichkeit, einen sogenannten Eigenbeleg zu erstellen. Eigenbelege müssen grundsätzlich einzeln erstellt werden, einen betrieblichen Aufwand beinhalten und in der Höhe für das Finanzamt glaubhaft und nachvollziehbar sein. Der Eigenbeleg muss dann folgende Angaben enthalten:

Notwendige Angaben auf Eigenbeleg bei Reisekosten

  • Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
  • Datum der Aufwendung
  • Art der Aufwendung
  • Alle Details zu den Kosten (Einzelpreis, ggf. anfallende Steuern)
  • Eine Begründung, weshalb hier ein Eigenbeleg erstellt werden musste.
  • Unterschrift

Alles Wissenswerte rund um das Thema Reisekosten 2017 im Inland finden Sie auch in unserem Reisekosten 2017 PDF Download.

Reisekosten 2017 im Ausland: Reisekosten abrechnen nach dem Bundesreisekostengesetz

Bei Reisen ins Ausland gelten andere Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen als bei dienstlichen Reisen im Inland. Sie sind vom Zielland abhängig. Das Bundesfinanzministerium leitet die Pauschalen aus dem Bundesreisekostengesetz ab und aktualisiert die Sätze regelmäßig. 2017 freuen sich vor allem USA-Geschäftsreisende über höhere Spesensätze. Die Pauschalen für Städte wie San Francisco, Los Angeles, Chicago und New-York wurden deutlich angehoben.

Das ist primaReduziert hat das Bundesfinanzamt die Sätze unter anderem für die Ukraine, Ungarn, Griechenland und Serbien.

Alle Tagessätze, die Sie für die Abrechnung der Reisekosten 2017 im Ausland benötigen, finden Sie in der folgenden Tabelle.

Nachfolgend finden Sie die aktuell gültigen Pauschalen für Reisekosten im Ausland. Alle Angaben sind in Euro. Gültig für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten 2017:

Geschäftsreisen kombiniert mit Privaturlaub

Bekanntlich soll man ja Berufliches und Privates trennen. Bei einem Business-Meeting in New York bietet es sich aber geradezu an, im Anschluss noch ein Paar Sightseeing- und Shoppingtage mit der Ehefrau einzulegen. Wie lässt sich das mit der Reisekostenabrechnung vereinbaren?

Wer glaubt, er könne Urlaub auf Staatskosten machen, liegt leider falsch. Der berufliche Anteil einer Reise muss immer überwiegen, damit sie steuerlich absetzbar ist. Wer also in seiner Steuererklärung einen zweiwöchigen Urlaub auf Mallorca angibt, obwohl er nur einen halben Tag in einem geschäftlichen Meeting saß, wird beim Finanzamt auf Granit beißen. Sind nachweislich mehr als 90 Prozent der Reise geschäftlicher Natur, genehmigt das Finanzamt den vollen Steuerabzug.

Das bedeutet aber nicht, dass es nicht möglich ist, seinen privaten Urlaub direkt an eine Dienstreise anzuschließen. In diesem Fall heißt es rechnen und die Kosten aufteilen. Am einfachsten ist es, wenn man sich von Vornherein getrennte Rechnungen ausstellen lässt. Sind Sie zum Beispiel beruflich für drei Tage in Hamburg und bleiben dann privat noch zwei weitere Tage, bitten Sie das Hotel um zwei getrennte Rechnungen.

Sie dürfen sich dennoch mit dem Ehepartner ein Doppelzimmer teilen, müssen aber die Kosten anteilig abziehen.

Gratis-Reisekostenformular für Ihre Abrechnung der Reisekosten 2017

]Wie gehen Sie jetzt also vor, bei der Abrechnung Ihrer Reisekosten für 2017? Eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, ist kein Hexenwerk, bedarf aber doch ein wenig Einarbeitung und Übung. Ein Großteil der Arbeit ist bereits während des Jahres zu erledigen. Achten Sie darauf, dass Sie jede Dienstreise sorgfältig dokumentieren. Am besten erfassen Sie jede Auswärtstätigkeit direkt nach Ihrer Rückkehr mit Hilfe eines Reisekostenformulars. Nutzen Sie dafür unser Gratis-Reisekostenformular am Ende des Artikels. In unserer Anleitung zur Reisekostenabrechnung erfahren Sie, wie Sie die Reisekosten für Ihre Geschäftsreise schnell und einfach erfassen und dabei alle aktuellen gesetzlichen Bedingungen einhalten. Gute Reise!