Reisekostenformular Für Freiberufler Und Selbstständige

Die Reisekosten Abrechnung – wie geht das?

Die Reisekosten Abrechnung – wie geh

Die Dokumentation von Reisekosten ist aufwendig. Nicht nur sich ständig ändernde Paragraphen, auch das nicht immer auf den ersten Blick verständliche Amtsdeutsch führen nicht selten zu Verwirrungen. Dennoch: Eine Reisekostenabrechnung zu erstellen ist kein Hexenwerk. Dokumentiert werden müssen:

Reisekostenabrechnung – das muss dokumentiert werden

  • Die Reisedaten: Ziel, Reisedauer, Reisezweck, Reiseverkehrsmittel
  • Gefahrene Kilometer bei Reisen mit dem PKW/Fahrrad ODER
  • einen Nachweis über die tatsächlichen Kosten bei Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln, Flugzeug bzw. Taxen.
  • Bei Übernachtungen: die Rechnung des Hotels/ der Pension etc. (sonst Pauschale)
  • Sonstige Kosten in der Höhe, in der sie angefallen sind. Dazu zählen beispielsweise Parkgebühren, Telefongebühren, Versicherungen etc.

Gegebenen falls Pauschalen für die Verpflegung: Hier müssen kostenmindernd zur Verfügung gestellte Mahlzeiten abgezogen werden: 20% für das Frühstück und 40% für das Mittagessen, sowie Abendessen. Wichtig: Ob eine Mahlzeit angerechnet werden muss oder nicht, hängt davon ab wann sie serviert wurde. Kann sie, von der Uhrzeit her, einem der drei Hauptmahlzeiten zugeordnet werden, so muss sie berücksichtigt werden, ganz gleich wie klein sie war. Unabhängig ist auch, ob der Snack geeignet war, den Hunger zu stillen.

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Die Reisekostenabrechnung: was ist zu beachten?

Bei der Reisekostenabrechnung sollte genau dokumentiert werden! Vor allem das Finanzamt wird Kosten nicht einfach steuermindernd berücksichtigen. Daher ist es gut, „Beweise“ für den tatsächlichen Aufenthalt zu sammeln. Dazu gehört bei einem Seminar der Nachweis über die Teilnahme. Ansonsten sollten Quittungen über Restaurantbesuche, Museumsbesuche, Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel etc. gesammelt werden. Diese können zwar nicht steuermindernd gelten gemacht werden, zumindest nicht, wenn diese Kosten privat entstanden sind, aber sie sind für die Dokumentation unter Umständen wichtig. Auch Schriftverkehr und Tankquittungen eignen sich dafür.

Reisekosten: was ist absetzbar?

Bei der Reisekostenabrechnung werden im Grunde alle Beträge erfasst und berücksichtigt, die für die Reise notwendigerweise entstanden sind. Einige werden als Pauschalen erfasst, andere Kosten können und sollten in ihrer tatsächlichen Höhe angegeben werden. Manchmal hat der Reisende auch die Wahl zwischen einem Pauschalbetrag und den tatsächlichen Kosten.

Fahrtkosten

Die Strecke zum Arbeitsort kann mit 30 Cent pro gefahrenen Kilometer angerechnet werden. Gleiches gilt für beruflich notwendigen Fahrten. Hier wird sowohl die Hin- als auch die Rückfahrt berücksichtigt. Bei Reisen mit Bus, Bahn oder dem Flugzeug werden die tatsächlich angefallenen Kosten mindernd berücksichtigt bzw. erstattet.

Der Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungskosten entstehen grundsätzlich sowohl zu Hause, als auch in der Firma oder unterwegs. Der Unterschied hier ist jedoch und das hat der Gesetzgeber erkannt, dass diese Kosten auf Reisen die zu Hause oder im Büro übersteigen. Aus diesem Grund, kann eine Verpflegungspauschale für Dienstreisen bzw. Geschäftsreisen abgerechnet werden. Für Aufenthalte zwischen mehr als 8 Stunden aber weniger als 24 Stunden sowie Ab- und Anreisetage jeweils 12 Euro, bei Aufenthalten von mehr als 24 Stunden jeweils 24 Euro pro Tag. Für Reisen außerhalb Deutschlands werden jedes Jahr aktuelle Tagessätze festgelegt. Welche Tagessätzt aktuell gelten, können auf der Seite des Bundesfinanzministeriums eingesehen werden. Der Verpflegungsmehraufwand kann nur als Pauschale abgesetzt werden. Die tatsächlichen Kosten finden keine Berücksichtigung. Zu beachten ist außerdem, dass der Verpflegungsmehraufwand nur für drei Monate an dem gleichen Ort gezahlt wird. Danach wird der Ort steuerlich als Zweitwohnssitz mit geringeren, begünstigenden Steuersätzen berücksichtigt.

Zu beachten ist aber: Werden Mahlzeiten von Geschäftspartner oder dem Unternehmen gestellt, so müssen diese, wenn Sie einer Hauptmahlzeit zugeordnet werden können, mindernd berücksichtig werden. Für das Frühstück werden 20%, das Mittag- oder Abendessen jeweils 40% abgezogen.

Da es hier immer wieder zu Rückfragen kam, vor allem ob ein Stück Kuchen am Nachmittag oder eine Tüte Chips während des Fluges am Vormittag, bereits zu einer Minderung der Pauschale führt, hat das Bundesfinanzministerim im Mai 2015 klargestellt, das es bei der Mahlzeit nicht auf die Größe ankommt, sondern vielmehr ob diese einer der drei Hauptmahlzeiten des Tages zugerechnet werden kann. Damit ist zumindest für diesen Zeitpunkt klargestellt worden, das die beiden oberen Beispiele nicht darunter fallen dürfen. Auch wenn die Tüte Chips oder das Stück Kuchen der Nahrungsaufnahme dienen, wurden sie “zwischen den Hauptmahlzeiten” gereicht und müssen deshalb nicht mindernd auf die Pauschale angerechnet werden.

Übernachtungskosten

Bei den Übernachtungskosten gibt es eine Wahlmöglichkeit: Entweder wird eine Pauschale in Höhe von 20 Euro pro Übernachtung berücksichtigt oder aber die tatsächlich entstandenen Kosten in voller Höhe. Bei mehrtägigen Reisen, kann an jedem Tag neu entschieden werden, ob die Pauschale berücksichtigt wird oder nicht. Steuerlich macht das durchaus Sinn. An Tagen, an denen die Übernachtungskosten geringer als 20 Euro ausfallen, sollte die Pauschale genommen werden, bei höheren Kosten, die Hotelrechnung eingereicht werden. Vielreisende sollten außerdem wissen, dass die Übernachtungskosten nur in den ersten 4 Jahren, monatlich, ihrem tatsächlichen Wert entsprechend berücksichtigt werden. Danach können nur noch 1000 Euro pro Monat abgesetzt werden. Nach einer Unterbrechung von mindestens 6 Monaten beginnt die Zählung der Jahre übrigens von vorne.

Die doppelte Haushaltsführung

Ist aus beruflichen Gründen eine doppelte Haushaltsführung notwendig, so können die dadurch entstanden Kosten bis zu einem Betrag von 1000 Euro berücksichtigt werden. Gut zu wissen ist auch, dass es keinen Unterschied macht ob die Wohnung mit Familienangehörigen geteilt wird oder nicht. Wichtig ist aber, dass der Erstwohnsitzt weiterhin den Lebensmittelpunkt darstellt. Dazu muss sich der abwesende Arbeitnehmer mit mindestens 10% an den Kosten für den Erstwohnsitz beteiligen.

Reisenebenkosten

Auf Reisen entstehen über die oben genannten Beträge hinaus noch weitere Kosten: Parkgebühren, die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln, Telefonkosten und Portokosten für die geschäftliche Kommunikation aber auch Kosten die durch Unfälle während der Reise entstanden sind, können als Reisenebenkosten geltend gemacht werden.

Reisekosten Abrechnung: was steht mir zu?

Die oben aufgeführten Punkte können entweder steuermindernd als Werbungskosten berücksichtigt werden oder sie werden von dem Unternehmen erstattet. Wer die Kosten am Ende erstattet, ist dabei für die Höhe irrelevant. Alles, was von dem Unternehmen nicht erstattet wird, kann aber bei der Steuererklärung Berücksichtigung finden. Wichtig sind hier die lückenlose Dokumentation und der Nachweis anhand von Quittungen.

Wo trage ich Reisekosten in der Steuererklärung ein?

Reisekosten werden bei der Steuererklärung als so genannte Werbungskosten erstattet. Diese werden in der Anlage N erfasst. Tipp: Das Sammeln aller möglichen Belege macht hier Sinn. Bei der Erstellung der Steuererklärung fallen einem manchmal steuermindernde Ausgaben auf, an die im Laufe des Jahres nicht gedacht wird. Aber, ohne einen Beleg, können die Kosten nicht berücksichtigt werden. Wegwerfen kann man nicht benötigte Belege auch dann noch.

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