Zuletzt aktualisiert:
Die korrekte Abrechnung von Reisekosten ist für Freiberufler, Unternehmer und Selbstständige auch im Jahr 2027 von großer Bedeutung. Dieser Beitrag beleuchtet die relevanten Regelungen und Pauschalen, die für die steuerliche Geltendmachung von Ausgaben auf Geschäftsreisen maßgeblich sind, basierend auf den seit 2014 etablierten und fortlaufend präzisierten Vorschriften.
Welche Änderungen gab es seit der Reform?
Zum 1. Januar 2014 traten umfassende Änderungen in der Reisekostenabrechnung in Kraft, die anfänglich zu Herausforderungen in der Praxis führten. Das Bundesfinanzministerium hat in den Folgejahren für Klärung in verschiedenen Bereichen gesorgt. Für die Reisekostenabrechnung im Jahr 2027 sind insbesondere die Anpassungen bei den Sachbezugswerten und die Präzisierungen zur Abrechnung gemischt veranlasster Reisekosten für Unternehmer und Selbstständige relevant. Auch die Verpflegungspauschalen und die Anrechnung gestellter Mahlzeiten wurden konkretisiert.
Wie werden Fahrtkosten 2027 korrekt abgerechnet?
Der Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ ist weiterhin zentral für die Berechnung der Fahrtkosten. Diese ist der Ort, an dem sich eine Person für mindestens ein Drittel der Arbeitszeit aufhält. Fahrten von der Wohnung zu dieser ersten Tätigkeitsstätte können auch für Selbstständige mit 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer steuerlich geltend gemacht werden. Für Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige mit vielen Geschäftsreisen ist die korrekte Verarbeitung des Reisekostenformulars essenziell, wobei Software-Lösungen zur Vereinfachung genutzt werden können.
Was gilt für Übernachtungskosten auf Geschäftsreisen?
Unterkunfts- oder Übernachtungskosten können in voller Höhe erstattet werden, sofern sie durch entsprechende Belege nachgewiesen sind. Eine Ausnahme bildet der Fall, wenn Selbstständige länger als vier Jahre an der gleichen Tätigkeitsstätte leben; dann könnte die Unterkunft als zweiter Wohnsitz betrachtet werden, was die Anwendung der doppelten Haushaltsführung nach sich zieht. Falls Hotelrechnungen den Zimmerpreis inklusive Frühstück ausweisen, ist der Gesamtbetrag um 4,80 Euro für das Frühstück zu kürzen (dies entspricht 20 Prozent der Tagespauschale für Verpflegungsmehraufwand).
Kostenloses Reisekostenformular herunterladen
Wie wirken sich Sachbezugswerte auf die Reisekosten aus?
Sachbezugswerte sind Leistungen, die nicht als Geld ausgezahlt werden, aber zum beitragspflichtigen Einkommen zählen. Dies betrifft beispielsweise Verpflegung oder Unterkunft, die Arbeitgebern von Unternehmen gestellt wird, etwa bei Montagearbeiten. Ein Teil dieser Kosten wird im Rahmen einer Pauschale als Einkommen angerechnet. Die monatlichen Sachbezugswerte betragen im Jahr 2027 voraussichtlich weiterhin:
| Frühstück | Mittagessen/Abendessen | Gesamt | |
| monatlich | 50,00 Euro | 93,00 Euro | 236,00 Euro |
| kalendertäglich | 1,67 Euro | 3,10 Euro | 7,87 Euro |
Wie werden Geschäftsreisen mit Privaturlaub kombiniert?
Die Kosten einer Geschäftsreise sind grundsätzlich als Geschäftsausgaben abzugsfähig. Wird eine Geschäftsreise jedoch mit einem Privaturlaub verbunden oder reist der Ehepartner mit, können nicht alle Kosten abgezogen werden. Die Berechnung der abziehbaren Kosten erfolgt nach folgender Logik:
- 1. Gesamtdauer der Reise MINUS
- 2. Dauer des Aufenthalts aus privatem Anlass IST GLEICH
Die Kosten werden dann proportional zum geschäftlichen Anteil berechnet. Wenn beispielsweise von einer viertägigen Reise drei Tage geschäftlich und ein Tag privat waren, werden 25% der Gesamtkosten abgezogen. Es ist ratsam, viele Belege zu sammeln, um den geschäftlichen Anteil der Reise detailliert nachweisen zu können.
Welche Pauschalen gibt es für Verpflegungsmehraufwendungen?
Kosten, die durch die beruflich bedingte Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte entstehen, können mit einer Pauschale, dem sogenannten Verpflegungsmehraufwand, erstattet werden. Werden Mahlzeiten gestellt, müssen diese prozentual von der Pauschale abgezogen werden. Die Höhe der Pauschalen richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2027 im Inland?
- Für An- und Abreisetage: 12,00 EUR
- Für eine 24-stündige Abwesenheit: 12,00 EUR
Das Bundesfinanzministerium hat klargestellt, dass die Anrechnung von Mahlzeiten unabhängig von deren Größe erfolgt. Entscheidend ist der Zeitpunkt der Mahlzeit. Wird ein Snack zum Frühstück, Mittag- oder Abendessen gereicht, muss dieser angerechnet werden. Für das Frühstück werden 20% und für Mittag- bzw. Abendessen jeweils 40% der Tagespauschale abgezogen.
Welche Sätze gelten für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland?
Für Auslandsreisen werden die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand jährlich neu festgesetzt und variieren je nach Land oder Region. Die nachfolgende Tabelle zeigt beispielhafte Pauschalen für einige wichtige Länder, die für das Jahr 2016 galten und als Orientierung dienen:
| Land | 8 bis 24 Stunden | mind. 24 Stunden | Übernachtung |
| Ägypten | 27 Euro | 40 Euro | 113 Euro |
| Belgien | 28 Euro | 41 Euro | 135 Euro |
| Frankreich (Lyon) | 36 Euro | 53 Euro | 83 Euro |
| Frankreich (Marseille) | 34 Euro | 51 Euro | 86 Euro |
| Frankreich (Paris) | 39 Euro | 58 Euro | 135 Euro |
| Frankreich (Straßburg) | 32 Euro | 48 Euro | 89 Euro |
| Frankreich (Rest) | 29 Euro | 44 Euro | 81 Euro |
| Großbritannien (London) | 38 Euro | 57 Euro | 160 Euro |
| Italien (Mailand) | 26 Euro | 39 Euro | 156 Euro |
| Italien (Rom) | 35 Euro | 52 Euro | 160 Euro |
| Italien (Rest) | 23 Euro | 34 Euro | 126 Euro |
| Niederlande | 31 Euro | 46 Euro | 119 Euro |
| Polen (Warschau) | 20 Euro | 30 Euro | 105 Euro |
| Polen (Rest) | 18 Euro | 27 Euro | 50 Euro |
| Portugal | 24 Euro | 36 Euro | 92 Euro |
| Russland (Moskau) | 20 Euro | 30 Euro | 118 Euro |
| Russland (St. Petersburg) | 16 Euro | 24 Euro | 104 Euro |
| Russland (Rest) | 14 Euro | 21 Euro | 78 Euro |
| Russland (Rest) | 14 Euro | 21 Euro | 78 Euro |
| Schweiz (Genf) | 41 Euro | 62 Euro | 174 Euro |
| Schweiz (Rest) | 32 Euro | 48 Euro | 139 Euro |
| Spanien (Barcelona) | 21 Euro | 32 Euro | 118 Euro |
| Spanien (Madrid) | 28 Euro | 41 Euro | 113 Euro |
| Spanien (Rest) | 20 Euro | 29 Euro | 88 Euro |
| USA (Atalanta) | 38 Euro | 57 Euro | 122 Euro |
| USA (Boston) | 32 Euro | 48 Euro | 206 Euro |
| USA (Chicago) | 38 Euro | 57 Euro | 136 Euro |
| USA (Houston) | 38 Euro | 57 Euro | 136 Euro |
| USA (Los Angeles) | 32 Euro | 48 Euro | 153 Euro |
| USA (Miami) | 38 Euro | 57 Euro | 102 Euro |
| USA (New York City) | 32 Euro | 48 Euro | 215 Euro |
| USA (San Francisco) | 32 Euro | 48 Euro | 110 Euro |
| USA (San Francisco) | 32 Euro | 48 Euro | 110 Euro |
| USA (San Francisco) | 32 Euro | 48 Euro | 110 Euro |
| USA (Washington D.C.) | 38 Euro | 57 Euro | 205 Euro |
| USA (Rest) | 32 Euro | 48 Euro | 102 Euro |
Welche Fahrtkosten können als Reisekosten abgesetzt werden?
Fahrtkosten können pauschal mit 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer für die Hin- und Rückfahrt angesetzt werden. Hält sich ein Selbstständiger mindestens zwei Tage pro Woche (bei einer 5-Tage-Woche) an einem anderen Arbeitsort als seiner „ersten Tätigkeitsstätte“ auf, kann auch hierfür ein Fahrtkostenabzug erfolgen.
Was ist bei Übernachtungskosten und Reisenebenkosten zu beachten?
Übernachtungskosten können auch im Jahr 2027 in voller Höhe abgesetzt werden, vorausgesetzt, sie sind durch entsprechende Belege nachweisbar. Reisenebenkosten, wie beispielsweise Parkgebühren oder Telefonkosten, können in der tatsächlich angefallenen Höhe geltend gemacht werden. Eine lückenlose Dokumentation mittels Belegen und Rechnungen ist hierfür unerlässlich.
Gibt es ein kostenloses Reisekostenformular für 2027?
Zur einfacheren Abrechnung der Reisekosten können Sie ein kostenloses Reisekostenformular verwenden. Eine ausführliche Anleitung zur Reisekostenabrechnung unterstützt Sie bei der korrekten Anwendung des Excel-Formulars und stellt sicher, dass alle aktuellen gesetzlichen Regelungen eingehalten werden.
Kostenloses Reisekostenformular herunterladen
Häufige Fragen zu Reisekosten für Selbstständige
Wie werden Fahrtkosten 2027 abgerechnet?
Fahrtkosten können mit einer Pauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer für die Hin- und Rückfahrt abgesetzt werden. Dies gilt auch für Selbstständige, die Fahrten zu ihrer ersten Tätigkeitsstätte unternehmen.
Was ist die „erste Tätigkeitsstätte“?
Die „erste Tätigkeitsstätte“ ist der Ort, an dem sich eine Person für mindestens ein Drittel ihrer regelmäßigen Arbeitszeit aufhält. Dieser Begriff ist entscheidend für die korrekte Abgrenzung von Fahrtkosten.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale im Inland 2027?
Für An- und Abreisetage sowie für 24-stündige Abwesenheiten im Inland beträgt die Verpflegungspauschale 12,00 EUR. Bei gestellten Mahlzeiten muss dieser Betrag prozentual gekürzt werden.
Müssen Übernachtungskosten belegt werden?
Ja, Übernachtungskosten können in voller Höhe abgesetzt werden, sofern sie durch entsprechende Belege nachweisbar sind. Eine lückenlose Dokumentation aller Ausgaben ist dabei von großer Bedeutung.
Wie werden gemischte Geschäfts- und Privatreisen abgerechnet?
Bei einer Kombination aus Geschäftsreise und Privaturlaub können nur die Kosten abgezogen werden, die proportional dem geschäftlichen Anteil der Reise entsprechen. Die Dauer des privaten Aufenthalts wird von der Gesamtdauer der Reise subtrahiert, um den geschäftlichen Anteil zu ermitteln.